SILENT CUBES Anwenderbericht

ANTALIS

Antalis sichert schnellen Zugriff auf E-Mails und Verträge mit SILENT CUBES von FAST LTA

Foto: Antalis

Antalis

Langzeitarchivierung entlastet IT-Abteilung und beschleunigt Abläufe im Unternehmen

Antalis ist jung. Erst im Jahre 2000 ist das Unternehmen, so wie man es heute kennt, aus einem Zusammenschluss von rund 40 internationalen Vertriebsunternehmen aus der ganzen Welt entstanden. Bis heute hat es sich zu Europas führender Großhandelsgruppe für den Vertrieb von Kommunikationsträgern in den Bereichen Papier, Verpackungen und Visual Communication entwickelt. 51 Gesellschaften mit 108 Distributionszentren betreuen mehr als 135.000 Druck- und Geschäftskunden in 44 Ländern weltweit. In Europa betreibt Antalis allein über 80 Lager. Insgesamt werden weltweit täglich mehr als 20.000 Sendungen an Kunden verschickt und pro Jahr 1,9 Mio. Tonnen Papier geliefert.

Tradition hat aber die IT im Hause, deren Geschichte ist alt. Bereits 1969 hat eine der Keimzellen von Antalis, die Antalis AG Schweiz (damals Mühlebach AG), die elektronische Datenverarbeitung eingeführt. Damals exotisch, geht es heute nicht mehr ohne IT-Unterstützung. Deswegen hat das Unternehmen in der Schweiz Ende 2011 ein Dokumenten-Managementsystems (DMS) eingeführt. „Aus juristischen Gründen müssen wir einige Unterlagen bis zu zehn Jahren aufbewahren. Das ist in Papierform irgendwann nicht mehr möglich. Mit dem DMS sparen wir nun viel Platz“, nennt Peter Krüttli, Leiter IT-Infrastruktur bei der Antalis AG, einen Grund für den Schritt. Pro Jahr fallen etwa 200 bis 250 Gigabyte Daten an, vornehmlich Verträge und E-Mails. Letztere stammen aus gut 280 persönlichen und etwa 100 Team-Accounts. Täglich laufen dort fast 10.000 Mails auf. Bei der Flut an Daten kann man sich gut vorstellen, dass die Recherche nach Informationen durch die elektronische Archivierung deutlich erleichtert wird. „Das wichtigste Argument für ein DMS war jedoch die Forderung nach einer Compliant Archivierung, die sicherstellt, dass an den archivierten Dokumenten nichts verändert werden kann“, erläutert Krüttli.

Vielfältige Einsparungen dank DMS

Seit November 2011 arbeitet Antalis nun mit dem DMS der HABEL Group, der Lösung speziell für mittelständische und Großunternehmen. „Begonnen haben wir mit der E-Mail-Archivierung, in diesem Bereich hatten wir am dringendsten Handlungsbedarf. Einerseits war es das größte Datenvolumen und andererseits hatten wir dort den schnellsten Benefit“, so der IT-Leiter. Gemeint ist die problemlose sowie schnelle Archivierung und Recherche. Heute werden alle Mails automatische gespeichert, genauso wie alle Verträge mit Kunden und Lieferanten sowie weitere Dokumente unterschiedlicher Art.

Auch für das Unternehmen bietet das DMS einige Vorteile. Am augenfälligsten: „Durch entsprechende Hinweise auf Kündigungsfristen können wir die ungewollte automatische Verlängerung von Verträgen vermeiden und so unter Umständen Geld sparen“, sagt Krüttli. Das physische Archiv hat sich bereits merklich geleert, da einige Ordner nicht mehr benötigt beziehungsweise im DMS neu angelegt werden. Und auch der elektronische Speicher auf dem Exchange Servers wird durch das DMS entlastet.

Das HABEL DMS wird in einem zentralen Rechenzentrum von Antalis betrieben. Der Hauptstandort in Lupfig und die Niederlassung Meyrin bei Genf sind, genauso wie die Außendienstmitarbeiter zuhause, per IPSS und Internet angebunden.

Peter Krüttli

„Silent Cubes sind eine smarte, hochverfügbare und leistungsstarke Lösung, die unsere Bedürfnisse bei sinnvollen Kosten abdeckt

Peter KrüttliLeiter IT-Infrastruktur

„Unsere Erfahrungen mit den Silent Cubes sind bis heute durchweg positiv. Es ist eine smarte, hochverfügbare und leistungsstarke Lösung, die unsere Bedürfnisse bei sinnvollen Kosten abdeckt“, lobt Peter Krüttli die Lösung zur Langzeitarchivierung. Deshalb kann das Unternehmen sich auch vorstellen, die Lösung in den Standorten in Deutschland, Österreich und der Slowakei einzusetzen. Dort werde zwar mit anderen Dokumenten-Managementsystemen gearbeitet, einer Integration stehe aber theoretisch nichts im Wege.

Über FAST LTA

FAST LTA ist Spezialist für COLD Storage – Cost Optimized Linear Disk Storage. Unsere festplattenbasierten Speicherlösungen sind durch patentierte Verfahren und Technologien hochsicher, kostenoptimiert und wartungsarm und haben sich in tausenden Installationen in den Bereichen Healthcare, öffentliche Verwaltungen und Industrie bewährt.

Unsere Erasure Coding Speichertechnologie baut auf Standard-Festplatten auf und ist durch vierfache Redundanz und Digital Audit unvergleichlich sicher, so dass kein zusätzliches Backup mehr erforderlich ist.

FAST LTA ist nach ISO9001 zertifiziert und entspricht höchsten Qualitätsanforderungen.

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